Conservazione Sostitutiva | Timbro digitale: sostituirà la firma autografa
L’Agenzia per l’Italia Digitale ha definito le linee guida tecniche per la generazione, l’apposizione e la verifica del “contrassegno generato elettronicamente”(firma digitale) con un’apposita circolare qui di seguito allegata:
Circolare contrassegno elettronico
La circolare definisce il contrassegno elettronico come una sequenza di bit codificata e idonea a rappresentare un documento amministrativo informatico, un suo estratto, una sua copia, un suo duplicato o ancora i suoi dati identificativi e riporta in allegato alcune ipotesi di contrassegno (si riporta di seguito un esempio di glifo).
Il Codice dell’amministrazione digitale (ex art. 23 c. 5) ha previsto che “sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici” possa “essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell’Agenzia per l’Italia digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica.”
Tale contrassegno sempre per esplicita previsione normativa “sostituisce a tutti gli effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del medesimo documento informatico” ed i programmi software eventualmente necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.
Ciò significa che se in un documento amministrativo stampato su carta ma emesso con uno strumento informatici (Fattura Digitale) o telematici è inserito questa sorta di “glifo informatico” (avente lo scopo di riassumere in sé le caratteristiche del documento originario) ciò potrà essere in tutto e per tutto alternativo a tutti gli effetti la versione cartacea che conteneva invece in calce la firma a stampa della fonte e del nominativo del soggetto responsabile (ex decreto Lgs. 12 febbraio 1993 n. 39).
Il contrassegno è stato pensato dal legislatore proprio per raggiungere quei cittadini che, non possedendo un domicilio digitale (es. sono sprovvisti di posta elettronica certificata) non saranno in grado di ricevere documenti informatici firmati digitalmente dalla Pubblica Amministrazione e pertanto riceveranno invece una copia stampata del documento amministrativo informatico contenente questo speciale simbolo a garanzia dell’inalterabilità del contenuto, tramite posta ordinaria o raccomandata a/r.
Nel documento contrassegnato dovrà però essere confermato il fatto che il documento originale verrà invece emesso e conservato dall’Amministrazione pubblica.
Esempio di dicitura nella copia conforme automatizzata
Ai sensi degli articoli 23-bis e 23-ter del d.lgs. 82/2005 e s.m.i., si attesta che il presente documento, estratto in automatico dal sistema di Protocollo Informatico, è conforme al documento elettronico originale costituito da n pagine, firmato digitalmente e registrato nel sistema del protocollo dell’ente.
Copia prodotta dalla postazione 1-1-1-3-103 in data gg/mm/AAAA
